SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCE DEPARTMENT (HRD)

SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCE DEPARTMENT (HRD) 

 A. Pengertian 

System Informasi HRD atau bisa juga disebut denagan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) atau bias juga di sebut Sistem Informasi Kepegawaian. Menurut Ensiklopedia Wikipedia Sistem Informasi SDM merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sember daya manusia dan tekhnologi informasi. System inrormasi sdm itu sendiri adalah proses sistematik untuk mengumpul, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahan untuk mempunyai kemampuan untuk untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berbhungan dengan aktivitas perencanaan SDM baru. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen dibangun untuk memdukung proses yang berjalan dalam organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Sistem Informasi SDM memberikan informasi kapeda seluruh manajer perushaan yang berkaitan dengan sumber daya mausia perusahaan. Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memilihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, system ini dinamakan system manajer sumber dta manusia (human resource informasi system) atau HRIS.

 B. Fungsi Sumber Daya Manusia 

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu: 

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Bagan SDM

C. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu : 

1.  SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
• Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. 

Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut. Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.  OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen. 
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:

1. Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
5. Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan. Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap) Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan. 

D. Manfaat System Informasi SDM 

Manfaat-manfaat khusus dari system informasi SDM adalah menilai supply SDM yang meliputi : 

1. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan
2. Menyoroti posisi para pemegang jabatan diperkirakan akan dipromosikan, akan pension, atau yang akan diberhentikan
3. Mengambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik
4. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerja guna memastiakn apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Mengatasi kebutuhan-kebutuhan recruitment, seleksi, pelatiahan, dan pengembangan
6. Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
7. Penilaian kebutuhan pelatih untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut, dll. 

Umumnya pada sebuah system kepegawaian, terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang berhubungan dengan model berilkut: 1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Administrasi personalia 3. Kompensasi dan benefit 4. Kinerja personel 5. Pendidikan dan pelatihan 6. Pemutusan hubungan kerja/pensiaun. proses-proses diatas semuanya berhubungan dengan kegiatan manajemen kepegawaiann disuatu pemerintah. Dimulai dari sejak menentukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan tersebut , sampai denagn berakhirnya masa kerja seorang pegawai.